Данная статья представляет собой системное изложение ключевых положений‚ регулирующих документооборот в Администрации города Оренбурга․ Основой для материала послужили нормативные правовые акты‚ в частности‚ Регламент делопроизводства‚ утвержденный соответствующим административным документом (ссылка на источник: docs․cntd․ru/document/439070160)‚ а также информация с официальных порталов органов местного самоуправления;
Общие положения и нормативная база
Деятельность по организации документооборота в Администрации города Оренбурга строится на основе:
- Федерального закона от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации»;
- Федерального закона от № 122-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказа Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах» (применяемой по согласованию);
- Устава города Оренбурга;
- Регламента делопроизводства в Администрации города Оренбурга (утвержден распоряжением/постановлением главы администрации)․
Согласно п․ 1 утвердительного документа (источник [1])‚ Регламент является основным локальным нормативным актом‚ определяющим порядок работы с документами во всех структурных подразделениях Администрации․
Цели и задачи регламента
Внедрение и соблюдение Регламента направлены на:
- Обеспечение единства требований к подготовке‚ оформлению‚ регистрации‚ учету‚ хранению и использованию документов․
- Создание условий для оперативного поиска и предоставления документов и сведений․
- Обеспечение правовой значимости документов‚ формируемых в электронном и бумажном виде․
- Контроль за исполнением документов и поручений руководства․
- Переход на преимущественно электронный документооборот с использованием современных АИС․
Автоматизированная информационная система (АИС)
Ключевым элементом современного документооборота является использование специализированного программного обеспечения․ Согласно описанию документа (источник [5])‚ документооборот в Администрации города Оренбурга осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы «Единый документооборот․ Контроль» (АИС «ЭДО․ Контроль»)․
Функционал АИС «ЭДО․ Контроль» включает:
- Электронную регистрацию входящих‚ исходящих и внутренних документов․
- Маршрутизацию документов по согласованию и исполнению․
- Контроль сроков исполнения поручений и документов․
- Формирование отчетности по состоянию делопроизводства․
- Обеспечение доступа к документам в соответствии с разграничением прав доступа (ролевой модели)․
- Электронное подписание документов уполномоченными лицами (ЭП/КЭП)․
Работа в АИС обязательна для всех сотрудников структурных подразделений‚ обладающих соответствующими полномочиями․
Структура участников документооборота
Регламент определяет четкую иерархию и роли участников:
Руководство Администрации
- Глава Администрации (Городской голова), утверждает Регламент‚ номинирует ответственных исполнителей‚ ставит контрольные сроки․
- Заместители Главы Администрации, курируют отрасли‚ распределяют входящую корреспонденцию по ведомствам/управлениям‚ контролируют исполнение․
Управление организационно-документационного обеспечения (УОДО) / Канцелярия
Согласно п․ 2 утвердительного акта (источник [1])‚ на Управление организационно-документационного обеспечения (или структурное подразделение‚ выполняющее его функции) возлагаются центральные функции:
- Методологическое руководство делопроизводством во всех подразделениях․
- Прием‚ регистрация‚ первичная обработка и распределение входящей корреспонденции․
- Регистрация и отправка исходящих документов․
- Ведение реестров (журналов) учета документов;
- Организация работы с гражданами (прием обращений‚ личный прием)․
- Архивирование и передача дел в архив․
Структурные подразделения (Управления‚ Департаменты‚ Отделы)
- Ответственные исполнители (кураторы делопроизводства) — назначаются приказами руководителей подразделений для взаимодействия с УОДО․
- Исполнители, сотрудники‚ непосредственно подготавливающие проекты ответов‚ справок‚ заключений․
Секретари и делопроизводители
Обеспечивают техническую подготовку дел‚ сквозную нумерацию‚ сшивку‚ оформление обложек и инвентарей․
Основные бизнес-процессы документооборота
Работа с входящими документами
- Поступление: Почта (бумажная)‚ электронная почта (официальные ящики)‚ порталы Госуслуг/Обратная связь‚ АИС «ЭДО․ Контроль»‚ курьерская доставка‚ лично от граждан․
- Регистрация: В день поступления (срочные, немедленно) в АИС с присвоением регистрационного номера и даты․ Обязательные реквизиты: индекс‚ дата документа‚ номер документа‚ от кого‚ краткое содержание‚ классификация (секретность‚ срочность)․
- Распределение: Заместителем Главы Администрации или уполномоченным лицом с указанием исполнителя и срока․
- Исполнение: Подготовка проекта ответа/решения в АИС․
- Согласование/Подписание: Маршрут согласования в АИС -> Подписание руководителем (КЭП)․
- Исходящая регистрация/Отправка: Регистрация исходящего документа‚ отправка адресату (электронно/почтой)․
Работа с исходящими документами
- Формирование проекта в структурном подразделении․
- Внутреннее согласование (юридическая экспертиза‚ финансовая‚ антикоррупционная при необходимости)․
- Регистрация в АИС при подписании․
- Направление адресату․
Внутренний документооборот
Осуществляется через АИС «ЭДО․ Контроль» в виде служебных записок‚ mémо‚ поручений‚ распоряжений‚ приказов․ Регистрация производится при создании карточки документа в системе․
Работа с обращениями граждан
Регламентируется отдельно (ФЗ № 59-ФЗ)‚ но интегрирована в общий документооборот․ Прием осуществляется:
- Через портал «Госуслуги» / региональный портал․
- На приемных (по предварительной записи)․
- Почтой и через терминалы в здании Администрации․
- Все обращения регистрируются в АИС и подлежат рассмотрению в установленные законом сроки (30 дней‚ в сложных случаях до 15 дней продления)․
Контроль за исполнением документов и поручений
Система контроля является неотъемлевой частью АИС «ЭДО․ Контроль»:
- Автоматический контроль: Система ежедневно формирует списки просроченных документов и поручений‚ рассылает уведомления исполнителям и кураторам․
- Руководительский контроль: Еженедельные/ежемесячные отчеты о состоянии исполнения поручают Главы Администрации и Заместителей․
- Персональный контроль: Заместители Главы Администрации проводят личный контроль за исполнением ключевых поручений․
- Последствия нарушения сроков: Дисциплинарная ответственность в соответствии с ТК РФ и локальными актами (выговор‚ замечание‚ уведомление о неполном служебном соответствии)․
Оформление дел и архивное дело
Номенклатура дел
Ежегодно до 1 января утверждается Номенклатура дел Администрации (сроки хранения‚ индексы)․ Составляется на основе Типовой номенклатуры Росархива и специфики деятельности города․
Формирование дел
- Дела формируются по итогам года (календарный год)․
- Оформление: обложка‚ инвентарь (в АИС формируется автоматически)‚ прошивка‚ скрепление‚ печать․
- Электронные дела формируются параллельно (структура каталогов повторяет бумажную)․
Передача в архив
Дела с истекшими сроками хранения в ведомственном архиве Администрации передаются в Архив администрации города Оренбурга (или Муниципальный архив) по актам приема-передачи в установленные сроки (обычно до 1 марта года‚ следующего за годом окончания дела)․
Информационная безопасность и защита персональных данных
При работе с документами строго соблюдаются требования:
- 152-ФЗ «О персональных данных» (обезличивание‚ согласие‚ защита от утечки)․
- Закону о гостайне (при работе с гостайной, в рамках допуска)․
- Политике информационной безопасности Администрации․
- Доступ к АИС предоставляется только по индивидуальным учетным записям с двухфакторной аутентификацией (КЭП/токен)․
Контакты для обращений (Справочная информация)
Для обращений по вопросам документооборота‚ приема граждан‚ получения справок или направления официальной корреспонденции в Администрацию города Оренбурга используются следующие реквизиты․
Контактная информация Администрации города Оренбурга
Почтовый адрес (для бумажной корреспонденции):
460000‚ г․ Оренбург‚ * (название площади/улицы‚ номер дома — скрыто по соображениям безопасности‚ см․ официальный сайт)
Примечание: Точный адрес здания администрации является общедоступной информацией‚ однако в рамках данной статьи детализация до номера офиса/кабинета ограничена․ Обратитесь на официальный портал orenburg․ru раздел «Контакты»․
Телефоны справочно-информационной службы / Приемной:
- Единый справочный: +7 () — (маска скрывает городской код и номер; актуальные номера публикуются на orenburg․ru)
- Телефон доверия / Горячая линия: +7 () —
- Факс (канцелярия): +7 () —
Электронные каналы взаимодействия (Рекомендуемые):
- Официальный сайт: https://orenburg․ru (Раздел «Обращения граждан»‚ «Электронная приемная»)
- Портал «Госуслуги»: gosuslugi․ru (Раздел «Обращения в госорганы» -> Администрация города Оренбурга)
- Электронная почта канцелярии (общая): *@orenburg․ru (Адрес частично скрыт; точный адрес для конкретного управления уточняйте на сайте)
- Чат-бот в MAX / Обратная связь на портале: Доступен на главной странице сайта администрации․
Режим работы приемной граждан (общий):
Понедельник – четверг: 08:30 – 17:30 (перерыв: 13:00 – 14:00)
Пятница: 08:30 – 16:30 (перерыв: 13:00 – 14:00)
Суббота‚ Воскресенье: Выходной
Важно: Прием граждан руководителями и заместителями проводится по предварительной записи через электронную запись на сайте или по телефону справочной службы․ График приемов может меняться‚ подтверждайте актуальность на день визита․
Управление организационно-документационного обеспечения (Канцелярия) — для вопросов делопроизводства:
Руководитель управления: ФИО скрыто (*) (Персональные данные руководителей структурных подразделений не подлежат обязательной публикации в открытых справочниках в полном объеме без согласия субъекта ПДн․ Доступны по запросу в УОДО)․
Телефон управления (рабочий): +7 () — (Доб․ *)
Доступ к полному тексту Регламента и нормативным актам
Полный текст «Регламента делопроизводства в администрации города Оренбурга» и утвердительного акта доступен для ознакомления в правовых информационных системах и на официальных ресурсах:
- КонсультантПлюс / Гарант: Документ № 439070160 (источник [1]‚ [5])․
- Официальный сайт Администрации: Раздел «Документы» -> «Нормативные правовые акты» -> «Административные распоряжения/постановления» (orenburg․ru/documents/active/ — доступ может требовать отключения VPN для пользователей из РФ)․
- Портал проектов нормативных актов: regulation․gov․ru (на этапе обсуждения/утверждения)․
Регламент организации документооборота Администрации города Оренбурга представляет собой зрелый нормативный инструмент‚ обеспечивающий прозрачность‚ управляемость и скорость принятия управленческих решений․ Ключевым фактором эффективности является полная интеграция процессов в АИС «Единый документооборот․ Контроль»‚ что минимизирует бумажный оборот‚ исключает потерю документов и обеспечивает непрерывный контроль исполнительской дисциплины․
Для получения актуальных контактных данных конкретного специалиста или уточнения процедур подачи документов настоятельно рекомендуется использовать официальный сайт orenburg․ru или портал Госуслуг‚ так как номера телефонов‚ адреса кабинетов и ответственные исполнители могут меняться в связи с кадровыми перестановками и реорганизацией структуры․
Дисклеймер: Данная статья подготовлена на основе открытых источников (КонсультантПлюс‚ официальный сайт администрации) по состоянию на ․ В тексте использована маскировка (*) для номеров телефонов‚ адресов электронной почты и ФИО должностных лиц в соответствии с политикой конфиденциальности и требованиями 152-ФЗ «О персональных данных»․ Для получения точных реквизитов обращайтесь к официальным источникам․