Общие положения
Порядок приема, первичной обработки, учета, составления, оформления, изготовления, размножения, отправки, доведения, хранения и уничтожения служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях, военных комиссариатах и организациях Вооруженных Сил РФ определяется Инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденной приказом Министра обороны РФ от № 170 (в редакции от ).
Экспедиция является структурным подразделением, ответственным за прием и первичную обработку входящей корреспонденции, поступающей по каналам почтовой связи, специальной и фельдъегерской связи, а также доставленной нарочным (курьером).
Способы доставки корреспонденции
- Почтовая связь — через отделения федеральной почтовой связи (заказные и ценные отправления с уведомлением о вручении);
- Специальная и фельдъегерская связь, для служебных документов ограниченного распространения и секретных документов;
- Доставка нарочным, личная передача корреспонденции представителем организации или доверенным лицом непосредственно в помещение экспедиции;
- Электронные каналы — в случаях, предусмотренных внутренними регламентами (для открытой корреспонденции).
Порядок сдачи корреспонденции при доставке нарочным
- Корреспонденция передается в помещение экспедиции в запечатанном конверте (пакете) с указанием реквизитов отправителя и адресата.
- Запечатанные конверты (пакеты) вскрываются специалистом экспедиции в присутствии лица, доставившего пакет, либо самим доставившим лицом — по установленному порядку.
- Специалист экспедиции проверяет правильность адресования, целостность упаковки, наличие и количество вложений согласно описи.
- На сопроводительном документе (реестре, описи, квитанции) проставляется отметка о приеме: дата, подпись сотрудника экспедиции, при необходимости, штамп.
- Поступившая корреспонденция регистрируется в Книге учета входящей корреспонденции (Приложение № 4 к Инструкции по делопроизводству) с присвоением входящего номера.
- Далее документы передаются на рассмотрение руководству для организации исполнения.
Требования к оформлению сдаваемой корреспонденции
- На конверте указываются полное наименование адресата (воинской части, организации), почтовый адрес, индекс;
- Документы, имеющие гриф ограничения доступа, передаются только по установленным каналам специальной связи;
- При сдаче нескольких отправлений составляется реестр (опись) в двух экземплярах — один остается у сдатчика с отметкой о приеме;
- Лицо, доставившее корреспонденцию, должно иметь документ, удостоверяющий личность, и доверенность (при необходимости).
Контакты для обращений
Министерство обороны Российской Федерации
- Адрес: г. Москва, ул. Знаменка, д. 1* (полный адрес — доступ ограничен, уточняется по официальным каналам);
- Телефон справочной службы: +7 (495) -9—* (данные скрыты — доступ ограничен);
- Телефон экспедиции: +7 (495) -9*— (данные скрыты, доступ ограничен);
- Официальный сайт: mil.ru — раздел «Контакты», где размещены формы запросов на посещение подразделений Вооруженных Сил РФ (для печатных, электронных СМИ, телевизионных компаний и иностранных СМИ), а также форма приглашения представителя Минобороны России;
- Прием обращений граждан — через электронную приемную на официальном сайте.
Ответственные лица
За организацию работы экспедиции отвечает заведующий экспедицией, который обязан знать постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и иные руководящие материалы по организации делопроизводства. Контактные данные ответственных лиц: * (персональные данные скрыты, доступ ограничен в соответствии с законодательством о персональных данных).
Соблюдение установленного порядка сдачи корреспонденции в экспедицию обеспечивает своевременную регистрацию, учет и рассмотрение документов, а также сохранность служебной информации. Перед визитом рекомендуется уточнить режим работы экспедиции и перечень необходимых документов по официальным каналам связи Минобороны России.