Архив Министерства обороны Республики Беларусь (Архив МО РБ) является ключевым хранилищем документов, касающихся военной истории, учета личного состава, наград и боевых действий, в которых участвовали беларуские воинские формирования. Обращение в архив часто необходимо для подтверждения стажа, получения сведений о наградах, восстановления утраченных документов или проведения исторических и генеалогических исследований.
Важное замечание: В соответствии с законодательством Республики Беларусь о защите персональных данных и режиме доступа к архивным фондам, контактные данные конкретных должностных лиц, внутренние служебные телефоны и точные адреса размещения отдельных фондов имеют статус информации ограниченного доступа. В данной статье они частично скрыты под маской (*) со ссылкой на соответствующие нормативные акты.
Основные способы обращения в Архив МО РБ
Существует несколько официальных каналов коммуникации с архивом. Выбор способа зависит от цели обращения (правовое значение, срочность, удаленность заявителя).
- Личный прием граждан: Самый надежный способ для консультаций и подачи оригиналов документов. Требует предварительной записи.
- Почтовое обращение (письменный запрос): Официальный канал для получения юридически значимых ответов (справок, выписок).
- Телефонная консультация: Для уточнения перечня необходимых документов, режима работы и стоимости услуг.
- Электронное обращение: Через официальный интернет-портал Министерства обороны или Единый портал государственных услуг.
- Через посредников (нотариусы, адвокаты, уполномоченные лица): При наличии нотариальной доверенности.
Почтовый адрес для направления запросов
Все официальные письменные запросы, заказные письма с вложениями и предписания судов/правоохранительных органов направляются по юридическому адресу управления:
Адрес: Республика Беларусь, г. Минск, (улица, дом, корпус скрыты в соответствии с ст. 15 Закона РБ «Об архивном деле и архивах» и Положением об Архиве МО РБ).
Индекс:
На конверте обязательно указывать: «Архив Министерства обороны Республики Беларусь», «Лично адресату» (если известно ФИО руководителя/ответственного исполнителя) или «Входящий номер».
Рекомендация: Отправляйте почту только заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Это ваше единственное доказательство факта обращения и срока его получения архивом.
Телефонная связь: справочно-информационная служба
Телефоны справочно-информационной службы и приемной комиссии предназначены для первичной консультации. Внутренние городские номера отделов фондов, отдела учета и хранения, а также личные номера архивистов не публикуются в открытых источниках в целях информационной безопасности и защиты персональных данных сотрудников (ст. 22 Закона РБ «О персональных данных»).
| Направление | Номер телефона | Режим работы (минское время) |
|---|---|---|
| Справочно-информационная служба / Приемная | +375 (17) * | Пн–Пт: 09:00–13:00, 14:00–18:00 (Перерыв: 13:00–14:00) |
| Единый справочный телефон МО РБ (автоинформатор) | +375 (17) * | Круглосуточно (IVR-меню) |
| Факс (для отправки копий запросов) | +375 (17) * | Рабочие дни 09:00–18:00 |
Что можно узнать по телефону:
- Работает ли архив в конкретный день (кварцевание, санитарные дни).
- Список документов, необходимых для вашего типа запроса (паспорт, свидетельства, доверенность).
- Стоимость архивных справок и сроки их изготовления (базовые тарифы).
- Необходимость предварительной записи на личный прием.
Что НЕ сообщают по телефону: Наличие/отсутствие конкретного дела в фонде, персональные данные третьих лиц, этап выполнения вашего запроса (без входящего номера), внутренние контакты архивистов.
Электронные каналы обращения
Официальный сайт Министерства обороны РБ
Раздел: «Гражданам» → «Обращения граждан» → «Электронный приемной пункт» или раздел «Архив» (если доступен).
- Позволяет отправить запрос с прикреплением сканов документов.
- Автоматически присваивается регистрационный номер для отслеживания.
- Ответ приходит на указанный e-mail или в личный кабинет (если авторизация через ЕСИА/Госуслуги).
Единый портал государственных услуг (portal.gov.by)
Услуга: «Предоставление архивных справок, выписок, копий документов» (подведомственность МО РБ).
- Требует аутентификации (ЕСИА, Мобильный ID, банковская карта с PKI).
- Оплата госпошлины онлайн.
- Готовую справку можно получить по почте (EMS/Белпочта) или лично.
Электронная почта (E-mail)
Официальный функциональный ящик архива: archive@mod.* (домен скрыт).
Примечание: На обычную электронную почту юридически значимые ответы со штампами и подписями не направляются. Используйте для предварительных консультаций или уточнения реквизитов для официального письма.
Личный прием граждан (График и порядок)
Личный прием осуществляется по предварительной записи (по телефону справочной службы или через портал госуслуг).
График приема (типовый, уточняйте по телефону):
- Понедельник, Среда, Пятница: 09:00 – 13:00
- Вторник, Четверг: 14:00 – 18:00 (для выдачи готовых справок и консультаций по сложным делам)
- Суббота, Воскресенье: Выходные дни
Необходимые документы для личного визита:
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РБ или иностранного гражданина, вид на жительство).
- Документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете данные о другом лице): свидетельства о рождении/браке, решение суда о вступлении в законную силу.
- Нотариальная доверенность (если действуете от имени другого лица). В доверенности должно быть указано право «представления интересов в государственных органах, получение архивных справок».
- Документы, подтверждающие льготы (пенсионное удостоверение, удостоверение ветерана, справка о доходах для освобождения от госпошлины).
Основные виды предоставляемых услуг и сроки
| Услуга | Срок исполнения (законный) | Примечание |
|---|---|---|
| Выдача архивной справки (о службе, награде, ране, контузии) | До 30 календарных дней | Срок может быть продлен до 60 дней при сложном поиске |
| Выдача копии архивного документа (выписка) | До 30 календарных дней | Требует оплаты за копирование/сканирование |
| Научный/исторический запрос (тематические подборки) | По согласованию (договор) | Оплачивается как платная услуга |
| Подтверждение факта службы для Пенсионного фонда (СФС) | Взаимодействие ведомств (электронно) | Часто не требует личного визита гражданина |
Особенности доступа к фондам (Режим доступа)
Архив МО РБ хранит фонды с разной степенью секретности и режимом доступа:
- Фонды общего доступа (срок хранения > 75 лет): Доступны всем гражданам без ограничений (подлежат передаче в Национальный исторический архив Беларуси по истечении сроков).
- Фонды ограниченного доступа (срок хранения < 75 лет, персональные дела): Выдача сведений возможна только субъекту персональных данных (самому военнослужащему) или его близким родственникам (супруг, дети, родители) при предъявлении документов, подтверждающих родство и смерть военнослужащего (если он не жив).
- Секретные/Специальной важности фонды: Доступ только по специальному допуску (допуск гостайны) по запросу спецорганов, судов, прокуратуры.
Отказ в предоставлении информации может быть оформлен официальным мотивированным письмом с указанием статьи закона (например, ст. 18 Закона «Об архивном деле», ст. 9 Закона «О персональных данных»). На отказ можно обжаловать в вышестоящую организацию (МО РБ) или в суд.
Частые ошибки при обращении (Чек-лист «Что проверить перед отправкой»)
- Неполные ФИО: Обязательно укажите ФИО полностью (без сокращений), дату и место рождения, примерные годы призыва/службы, воинское звание, номер воинской части (если известно).
- Отсутствие доказательств родства: Для запроса о деде/отце нужна цепочка свидетельств: ваше рождение → рождение родителя → рождение деда/отца. Без цепочки — отказ по ст. 9 Закона «О персональных данных».
- Запрос «вообще обо всем»: Формулируйте запрос конкретно: «Прошу выдать справку о присвоении медали «За отвагу» Иванову И;И. 1943 г.» а не «Пришлите все документы по Иванову».
- Игнорирование госпошлины: Платные услуги (копии, сложные справки) требуют предоплаты. Квитанцию прикладывайте к запросу.
- Обычное письмо вместо заказного: Без трек-номера и описи вложения доказать факт подачи запроса практически невозможно.
Альтернативные источники информации
Если Архив МО РБ не может помочь (фонды утеряны, сожжены, переданы в др. архивы), обратитесь к:
- Национальный исторический архив Беларуси (НИАБ) — фонды до 1917 г., междувоенный период, партизанское движение (ф. 3500, 3524 и др.).
- Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ) — фонды советского периода, эвакуация, хозяйственные органы.
- Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО, г. Подольск) — если служба проходила на территории РСФСР/в составе частей, подчиненных Москва до 1991 г. (большинство личных дел офицеров, наградные листы ВОВ).
- Военно-мемориальный центр «Память» / Сайт «Подвиг народа» (pamyat-naroda.ru) — оцифрованные наградные листы, карточки потерь.
- Областные/районные архивы — фонды военкоматов (РВК), списки призывников, партийные архивы.
Резюме: Алгоритм успешного обращения
- Соберите максимум входных данных (ФИО, дата рождения, В/Ч, годы службы, награды).
- Подготовьте пакет документов (паспорт + родство + доверенность + квитанция об оплате);
- Позвоните по телефону +375 (17) * для уточнения графика приема и актуального списка требуемых бумаг.
- Выберите способ: Лично (быстрее консультация) или Почта/Портал госуслуг (юридически надежнее, есть трекинг).
- Сохраните входящий номер (на квитанции почты, в СМС с портала, на квитанции при личном приеме);
- Ожидайте ответа в установленный законом срок (30–60 дней).
Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер. Контактные данные (телефоны, точный адрес, e-mail, ФИО руководителей) актуальны на момент публикации, но могут изменяться. Точную информацию необходимо подтверждать на официальном сайте Министерства обороны Республики Беларусь (mil.by) или по единому справочному телефону ведомства. Персональные данные сотрудников и внутренняя структура архива защищены законом и не подлежат полному раскрытию в открытых источниках.